La herramienta tecnológica utilizada permite la asignación o distribución de los documentos a los usuarios de la Organización y/o roles previamente parametrizados. Igualmente la herramienta maneja un esquema de seguridad que depende de permisos configurables de acuerdo a la estructura de la Organización y a su vez, integra un tablero de control que le permite al usuario identificar alertas dependiendo de la criticidad del documento, correspondencia no leída, correspondencia enviada entre otros.